Gestión Documental - Grupo ONE

Gestión Documental

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental engloba todas las acciones que permiten administrar el flujo de documentos en una organización. Estas técnicas se basan en los principios de racionalización y economía y con ellas conseguimos identificar qué tipo de documentos deben eliminarse, cuáles se tienen que guardar y cual es la mejor opción para la conservación indefinida de los archivos más valiosos.

Las grandes ventajas son:

•  Reducción de costes.
•  Rapidez en el acceso a documentos.
•  Ahorro de espacio físico.
•  Aumento de la seguidad documental.
•  Mejor productividad y rendimiento.
•  Reducción de incidencias.

Nosotros ofrecemos

Una solución a la medida de su empresa que engloba todos los documentos que pueda generar o que ya tenga archivados. Entre nuestras principales acciones se encuentra la digitalización certificada por la Agencia Tributaria de todas las facturas y documentos contables, consiguiendo con ello la eliminación de franqueo, sobres, impresión y gestión de este tipo de documentos oficiales.

Además conseguimos que la inversión inicial sea prácticamente inexistente y con unos costes de desarrollo y mantenimiento muy bajos.

Consultoría documental
En la gestión de los documentos es muy importante una actuación adecuada así como una planificación adaptada a cada necesidad.
Analizamos y definimos las estructuras de información y diseñamos nuevos criterios de organización orientados al archivo. Todo ello contando con los máximos niveles de seguridad y reduciendo los costes al máximo.

Digitalización certificada
Con la utilización de un sistema de digitalización certificado por la Agencia Tributaria, se pueden digitalizar y firmar electrónicamente sus facturas. La normativa establece expresamente el carácter original a todos los efectos del documento escaneado resultante.
Este sistema es fácil de implementar y se puede integrar totalmente en su programa de gestión documental.

Custodia y destrucción certificada
Nuestro sistema de custodia garantiza máxima confidencialidad y acceso inmediato a la información independientemente de su ubicación. Todo ello con total seguidad y con bajos costes.
Para la destrucción certificada le ofrecemos contenedores de seguridad “in situ” o, si lo prefiere, en nuestras instalaciones. Todo ello cumpliendo la ley orgánica LOPD 15/1999.

Organización documental
Para cualquier colectivo que tenga su historia en papel contamos con una apliación que permite guardar, conectar y compartir todo su fondo documental. Ésta puede estar alojada en su propia web o de forma totalmente independiente.
Una vez implantado, se pueden consultar todos los documentos y archivos de una forma segura, fiable y rápida.

Escaneado de documentos
Escanear sus documentos le permitirá acceder a todos ellos de forma ordenada, rápida y segura.
Desarrollamos métodos de captura a la medida de cada caso. Además tenemos la capacidad de realizar la digitalización en nuestras oficinas o si lo prefiere, lo hacemos en sus instalaciones aportando nuestros medios y materiales. Con el ritmo que indique.

Digitalización de documentos antiguos
La digitalización de cualquier documento antiguo tiene como objeto la preservación y accesibilidad de la información que contenga.
Para conseguir que el original soporte el proceso sin daño alguno, estudiamos el estado de cada documento para establecer la mejor vía de actuación.